Először azt kell tisztázni, mit kér az ügyfél
Egy nagykereskedői ajánlatkérés ritkán teljes adatlap. A terméknév a levélben, a méret egy mellékletben, a módosított mennyiség pedig egy későbbi válaszban lehet. Az előkészítés első feladata, hogy ezek egy ügyhöz kerüljenek. A kinyert adat mellett maradjon visszakereshető a forrás és az a levél, amelyből származik.
A legutóbbi üzenet sem feltétlenül ír felül mindent. Ha az ügyfél csak a szállítási címet módosítja, abból nem következik új termékigény. Ellentmondó mennyiségnél vagy bizonytalan mértékegységnél pontosító kérdés kell. A rendszer ennek tervezetét is előkészítheti, de a hiányzó választ nem helyettesítheti feltételezéssel.
A használható tervezet a saját céges adatokból épül
Az ajánlatsablon adja a dokumentum szerkezetét, a terméktörzs a kiválasztható tételeket, az elfogadott árforrás pedig a számítás alapját. Egy korábbi ajánlat segíthet az előzmények megértésében, de régi kedvezménye vagy szállítási feltétele nem válik automatikusan az új ügy részévé.
Az AI javasolhat termékpárosítást és összefoglalhatja a kérést. A mennyiség, az egységár és a sorösszeg számítása meghatározott szabály szerint történjen. Ha nincs érvényes ár vagy ellenőrizhető készletinformáció, a tervezet ezt külön jelezze. Az üres mező nem nulla ár, a bizonytalan készlet nem szállítási ígéret.
Fiktív példa: egy étterem háromféle tételt kér
A következő példa kitalált, nem ügyfélreferencia. Egy étterem 3 munkaasztalra, 2 fali polcra és 6 állítható lábra kér ajánlatot. Az ügy ellenőrzésének időpontja 2026. október 30., 10:00, magyar helyi idő szerint. Az asztal mérete és a polc kivitele már tisztázott, a kívánt szállítási nap még hiányzik.
A táblázat a beszállítói forrásokat mutatja; egyik mennyiség sem saját raktárkészlet. Az asztalnál a jelzett darabszám meghaladja az igényt, de ebből még nem következik foglalás vagy szállítási határidő. A lábaknál a csomagbontás lehetősége külön kérdés: 6 darabos igényből nem készülhet észrevétlenül 8 darabos ajánlat.
| Tétel | Vevői igény | Beszállítói információ | Tervezetben jelzett teendő |
|---|---|---|---|
| MA-1260 munkaasztal, 1200 × 600 × 850 mm | 3 db | 5 db; adat időpontja: október 30., 08:30 | Elérhetőség és vállalható szállítás megerősítése. |
| FP-1230 fali polc, 1200 × 300 mm | 2 db | A mai listából hiányzik; utolsó adat: 12 db, október 28., 08:00 | Friss adat bekérése; a hiányzó sor nem nulla készlet. |
| LAB-4 állítható láb, 4 db/csomag | 6 db | 2 csomag, azaz 8 db; október 30., 08:30 | Csomagbontás tisztázása; eltérő mennyiséghez vevői egyeztetés. |
Az emberi jóváhagyásnak konkrét tartalma legyen
Egy jóváhagyás gomb önmagában kevés. A kollégának látnia kell, mit fogad el, melyik adat változott, és mely kérdés maradt nyitva. Az ellenőrzési nézet ezért mutassa a forrást, a javasolt tételt és az eltérést. Különösen fontos ez helyettesítő terméknél, egyedi kedvezménynél vagy a megszokottól eltérő szállítási feltételnél.
- Megfelel-e a kiválasztott termék a tisztázott vevői igénynek?
- Érvényes-e az ár, és jóváhagyható-e a kedvezmény?
- Megerősített-e az elérhetőség és a vállalt szállítás?
- Rendben van-e a címzett, a melléklet és az ajánlat változata?
A tervezet után az ügyet is tovább kell vinni
A tervezet elkészülte, a jóváhagyás és a tényleges küldés külön állapot. Ha egy kolléga kijavította az ajánlatot, attól még nem biztos, hogy az eljutott a vevőhöz. Az ügy nyilvántartásában annak a változatnak kell szerepelnie, amelynek küldését ténylegesen visszaigazolták.
Az utánkövetés indulhat felelőssel és határidővel ellátott feladatként. Látszódjon, hogy vevői választ, beszállítói megerősítést vagy belső döntést várunk. A feladat lejárata nem küldési engedély: a kolléga az előzmények alapján dönti el, szükséges-e újabb megkeresés.
Ellenőrzőlista az első folyamat kiválasztásához
Kezdésnek válassz egy gyakran ismétlődő, jól körülírható ajánlattípust. Egy személyes adatoktól megtisztított levélváltás és a hozzá tartozó ajánlat megmutatja, milyen lépéseket kell valójában támogatni.
- Megvan a mintaügy, a céges ajánlatsablon és a termékadatok forrása.
- Egyértelmű, melyik levél vagy adat írhat felül egy korábbit.
- Rögzítettük a hiányzó ár, készlet és műszaki adat kezelését.
- Kijelöltük a termék, kedvezmény, szállítás és küldés jóváhagyóját.
- Van felelőse és következő lépése a megakadt ügynek is.
- Kipróbáljuk a folyamatot hibás és hiányos megkeresésen is.
Gyakori kérdések
Ez egy kész árajánlatkészítő program?
A Freydo az egyeztetett céges folyamat bevezetését és havi felügyeletét kínálja. A meglévő levelezés, sablon és adatforrás használhatóságát felmérjük; konkrét CRM-kapcsolatot vizsgálat nélkül nem ígérünk.
Elindulhatunk automatikus kiküldés nélkül?
Igen. Az első működési kör lehet kizárólag ügyösszefoglaló, ajánlattervezet és feladatlista. A kolléga ellenőrzi és küldi az ajánlatot; bármilyen későbbi végrehajtás külön szabályokat és megállapodást igényel.